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Die Verwaltungsmodernisierung voranbringen

Mit der Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland verfolgen Bund, Länder und Kommunen das Ziel, dass Verwaltungsleistungen bürgerzentriert und Ende-zu-Ende-digitalisiert schnell und bequem von überall abgewickelt werden können. Für die Erreichung dieses Ziels setzt sich VITAKO für eine ganzheitliche Verwaltungsdigitalisierung ein. In einem „Masterplan Digitale Verwaltung“ müssen die Registermodernisierung und die Umsetzung des OZG gemeinschaftlich gedacht und der Aufbau von sicheren digitalen Identitäten als notwendiges Instrument gesehen werden. Gleichzeitig kann eine gelingende Verwaltungsdigitalisierung nur in kleinen Schritten statt einem „Big Bang“ gelingen. Hierfür ist auch das Zurückgreifen auf bereits bestehende Basiskomponenten und vorhandene Expertise der kommunalen IT-Dienstleister notwendig. Gerade die Verankerung des, Once-only-Prinzips, nach dem Bürgerinnen und Bürger ihre Daten/Nachweise für einen Antrag nur noch einmal an die Verwaltung senden müssen und diese nach Einverständniserklärung des jeweiligen Antragstellers, auf elektronischem Wege bei Bedarf diese Daten untereinander austauschen können, stellt eine wichtige Weiche für eine effiziente Verwaltungsdigitalisierung dar und bringt Vorteile sowohl für die Bürger und Bürgerinnen als auch die kommunalen Verwaltungen.

OZG 2.0

Das im Juli 2024 in Kraft getretene OZG-Änderungsgesetz ist zwar nicht der „große Wurf“ in Richtung Masterplan Verwaltungsdigitalisierung, aber es bildet ein wichtiges Update zu seinem bereits 2017 erlassenen Vorgängergesetz.

Zu den positiven Neuerungen in der Novelle zählen insbesondere die Ersetzung der Schriftform sowie die Zielsetzung eines Portalverbunds, als gemeinsame Plattform für die Verwaltungsportale des Bundes und der Länder, wobei die Länder verpflichtet sind, die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Anbindung der Kommunen zu gewährleisten. Darüber hinaus stellt die angestrebte Konsolidierung der Nutzerkonten, sowie deren zentrale Infrastruktur über den Bund mit der DeutschlandID, die aus der BundID weiterentwickelt werden soll ist eine positive Weiterentwicklung des OZG 2.0 dar.

Auch die einheitliche und praxisnahe Setzung von Standards befürwortet VITAKO und beteiligt sich hierfür mit einem festen Platz neben einer Reihe von Ländervertretern, Bundesvertretern, den KSVs, Databund und DIN aktiv am Standardisierungsboard des IT-Planungsrates, um Bedarfe an Standardisierung zu identifizieren und Lösungen vorzubereiten.

VITAKO macht in Panelbeiträgen und Veröffentlichungen immer wieder deutlich, dass die kommunalen IT-Dienstleister ein wichtiges Scharnier bei der Umsetzung des OZG darstellen. Ihre Expertise ist notwendig, wenn es darum geht, die technische Machbarkeit von Ideen zu prüfen und pragmatische Lösungen zu entwickeln. Bei den kommunalen IT-Dienstleistern ist neben dem methodischen Wissen vor allem Praxiserfahrung vorhanden, die bei der Verabschiedung von Gesetzen und deren Umsetzung mitbedacht werden sollte.

Einer-für-Alle-Prinzip

Das „Einer-für-Alle“-Prinzip soll eine nachhaltige und effiziente Arbeitsstruktur für eine gelingende Umsetzung des Mammutprojekts OZG darstellen. Hiernach sind verschiedene Bundesländer für unterschiedliche Themenblöcke und die dazugehörigen OZG-Leistungen und deren Umsetzung zuständig. Die Aufgabe der Bundesländer besteht darin, die Leistungen für die sie zuständig ist, so zu digitalisieren, dass andere Bundesländer sie problemlos nachnutzen können, um so Zeit, Ressourcen und Kosten bei der Umsetzung des OZG zu sparen und gemeinschaftlich an der Umsetzung zu arbeiten.

In der Umsetzung ist die Priorisierung von EfA-Leistungen und die Nachnutzung über die 16 Bundesländer und darunterliegenden Kommunen eine herausfordernde Aufgabe, die insbesondere bei den Kommunen und den kommunalen IT-Dienstleistern liegt und daher auch von VITAKO aktiv begleitet wird. Ein wichtiger Faktor ist auch eine verlässliche nachhaltige Finanzierung der EfA-Leistungen, um die Kommunen darin zu bestärken, EfA-Leistungen umzusetzen.

Registermodernisierung

Die Anbindung und Modernisierung der Register auf kommunaler Ebene ist ein wichtiges Rückgrat für eine effiziente Verwaltungsdigitalisierung. Mit dem Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) wurde im April 2021 die gesetzliche Grundlage hierfür geschaffen. Ziel der Registermodernisierung ist insbesondere das „Once-Only-Prinzip“ umzusetzen. Hierfür soll eine deutschland- und EU-weite Nachweisübermittlung zwischen den bestehenden Registern aufgebaut werden. Zu diesem Zweck soll bis 2025 das National Once-Only Technical System (NOOTS) in Deutschland geschaffen werden und ausgewählte TOP-Register bereits angeschlossen werden. Aktuell arbeitet das Bundesverwaltungsamt am Aufbau des NOOTS.

Im Rahmen von zahlreichen Projekten erproben die kommunalen IT-Dienstleister gemeinsam mit den Fachabteilungen der Kommunalverwaltungen und den Fachverfahrensherstellern aktuell technische Lösungsansätze zur Anbindung dezentraler Register an die Komponenten der Registermodernisierung.

Für die Umsetzung bedarf es neben der Ausgestaltung auch einer rechtlichen Grundlage. Diese wird momentan in Form eines Staatsvertrags vom IT-Planungsrat vorbereitet und soll bis Ende 2024 vorliegen, um durch den Bundeskanzler und die Ministerpräsident:innen unterzeichnet werden zu können. Darüber hinaus sollen nach dem Ende August 2023 in Kraft getretenen Identifikationsnummerngesetz (IDNrG) die registerführenden Stellen die ID-Nummer bis Ende 2028 in 51 Register durch das Gesetz bestimmten Register einspeichern.

Die Registermodernisierung befindet sich noch in der Konzeptionsphase. VITAKO ist bemüht, sich dafür einzusetzen, dass sie auf einer robusten, skalierbaren und zukunftsfähigen IT-Architektur aufbaut. Hierbei muss eine Gesamtlösung flexibel auf sich verändernde technische oder organisatorische Anforderungen der kommunalen behördlichen Systemlandschaften angepasst werden können. Ziel ist es vor allem die Erfahrung und das Wissen, insbesondere aus den bereits laufenden Erprobungsprojekten auf der kommunalen Ebene zu teilen und zu berücksichtigen. Auch benötigen die Kommunen ein breitangelegtes Wissensmanagement in Bezug auf die Registermodernisierung. Dieses muss aufbereitete Informationen, Handlungsleitfäden und praktikable Umsetzungshilfen der RegMo-Anforderungen enthalten und stetig weiterentwickelt werden. Hierfür positioniert sich VITAKO extern auf Panels und in Diskussionen und Kooperationen unter anderem mit dem BVA und bietet intern den Mitgliedern Austauschmöglichkeiten und erarbeitet gemeinsam mit den Mitgliedern für die Mitglieder Informationsleitlinien wie den RegMo Readiness-Check für registerführende Stellen (Data Provider, Verlinkung siehe unten).

Prämisse muss sein, dass die Registermodernisierung gemeinsam und systematisch in Bezug zur Umsetzung des OZG 2.0 und dem Themenfeld der Digitalen Identitäten gedacht wird, um eine gelingende Verwaltungsdigitalisierung zu ermöglichen.

Digitale Identitäten

„Sichere, digitale Identitäten“ werden gemeinsam mit modernen Registern zu Recht als eines von drei priorisierten Hebelprojekten in der Digitalstrategie der Bundesregierung genannt. An einer langfristigen Strategie für digitale Identitäten und dazugehörigen Finanzplanung fehlt es in Deutschland aktuell jedoch. Nicht zuletzt die Einstellung des PIN-Rücksetzdienstes Anfang 2024 aus Gründen der Haushaltskürzung sorgt für Unmut bei dem Versuch, die elektronische Funktion des Personalausweises bekannter zu machen. Auch das Projekt Smart eID, mit der die Bundesregierung die elektronische Identität (eID) aus dem Personalausweis aufs Smartphone bringen und damit nutzerfreundlicher machen wollte, fiel Haushaltskürzungen zum Opfer und wird zunächst nicht wie geplant 2024 ausgerollt.

Die konkreten Umsetzungen der oben beschriebenen im OZG 2.0 gesetzten Weiterentwicklung der BundID zur DeutschlandID stehen noch aus und müssen Teil von Umsetzungsstrategien und Verhandlungen sein, möglichst nahe an der Realität von kommunalen Behörden und ihren IT-Dienstleistern, die von einer funktionierenden Kommunikation mit und Identifikation der Bürger und Bürgerinnen abhängig sind. Hierzu gehört auch eine sinnvolle Fokussierung bzw. Konsolidierung der bestehenden Postfächer (Stichwort: BundID/DeutschlandID/ Zentrales Bürgerpostfach und Mein Justizpostfach, MJP), für die VITAKO einsteht und hierzu im guten fachlichen Austausch mit dem zuständigen Bundesjustiz- und Bundesinnenministerium steht. Zu bedenken ist insbesondere das notwendige Vertrauen, welches man bei den Bürgern und Bürgerinnen für die Nutzung der eID aufbauen muss (Negativ-Beispiel Lilith Wittmann bringen?). Dies gelingt am besten mit einem hohen Sicherheitsstandard bei gleichzeitigem effektivem Nutzen für Bürger, Bürgerinnen, Unternehmen und auch die Kommunen. Relevant wird auch die gelingende Verschränkung mit der EU-Ebene, möglichst ohne unnötige Parallelarbeit auf den verschiedenen Ebenen. Hier wurde im Mai 2024 die Novelle der eIDAS-Verordnung verabschiedet (Abkürzung eIDAS steht für „Electronic IDentification, Authentication and Trust Services“), mit der der Umgang mit digitalen Identitäten in der EU geregelt wird. Nach der Novelle müssen alle EU-Mitgliedstaaten ihren Bürgern, Bürgerinnen und Organisationen bis Herbst 2026 eine digitale Brieftasche zur Verfügung stellen (sogenannte EUDI-Wallet – kurz für European Digital Identitiy Wallet), mit der sie sich sowohl ausweisen als auch digitale Nachweise auf dem Smartphone speichern können. Auch hier kommt es aber nun auf die konkreten technischen Spezifikationen und die nationale Umsetzung an, gerade auch, um in dem Bereich der hochsensiblen Daten, die gegebenenfalls im Wallet gespeichert werden, für genügend Sicherheit zu sorgen. In Deutschland läuft aktuell ein Wettbewerb der Agentur für Sprunginnovationen (Sprind), um nationale Prototypen für eine Wallet zu entwickeln.

VITAKO begleitet die Konzeption und Umsetzung intern in dazugehörigen Arbeitsgruppen und ist mit den zuständigen Ministerien (BMI, BMJ) in einem produktiven Austausch, um die Anforderungen und Hindernisse der umsetzenden Mitglieder zu platzieren und so zu einer effektiven Ausgestaltung und Einsatz von digitalen Identitäten und -Postfächern beizutragen.