„In der Stadt Köln erreichen uns täglich mehrere Hundert Rechnungen, viele davon noch immer in Papierform“, erklärt Andree Haack, Beigeordneter der Stadt Köln. Die Arbeitsbelastung der Sachbearbeitenden im der Beschäftigten im öffentlichen Dienst gehen Rechnungswesen ist dadurch enorm: Sie in den nächsten 10 Jahren in den Ruhestand. müssen eingehende Rechnungen aufwendig prüfen und in E-Rechnungen umwandeln, bevor diese in weiteren Prozessen abgerechnet und dokumentiert werden können.

Hier setzt ein neues Pilotprojekt an. In einer Kölner Dienststelle läuft seit kurzem eine Anwendung, die den Großteil der Arbeit automatisiert abwickelt. Sie basiert auf dem Zusammenspiel aus Robotic Process Automation (RPA), moderner Optical Character Recognition (OCR) – die aus Scans und Bildern Texte erfasst – sowie aus verschiedenen KI-Komponenten. Das Prinzip: Statt jede Rechnung von Hand zu prüfen und zu verbuchen, liest ein Programm Rechnungsdaten aus, die KI hilft bei der fachlichen Prüfung, und eine RPA-Lösung bearbeitet die Fälle weitgehend automatisiert bis zur Auszahlung. „Das Projekt ist für uns ein echter Mutmacher und zeigt, was mit KI alles möglich ist – gerade dann, wenn man sie mit anderen Technologien kombiniert“, betont Andree Haack.

Köln zählt bundesweit zu den KI-Vorreiterkommunen. Das Rechnungs-Tool gehört dabei zu den größten Eigenentwicklungen, parallel dazu erprobt die Verwaltung jedoch bereits weitere KI-gestützte Anwendungen. Ein Schwerpunkt liegt laut Andree Haack darauf, Sachbearbeitende in ihren Aufgaben zu entlasten. „Wir sehen hier im Moment schlicht den größten Bedarf“, betont er.

Hintergrund ist eine Verwaltung, die vor einem immer gravierenderen Fachkräftemangel steht. Laut dbb Beamtenbund und Tarifunion geht in den kommenden Jahren rund ein Viertel der Beschäftigten in der Verwaltung in den Ruhestand. Gleichzeitig müssen Kommunen immer mehr Aufgaben bewältigen – vielerorts bei angespannter Haushaltslage. KI verspricht dabei erhebliche Effizienzgewinne. Sie kann Texte sortieren, E-Mails vorformulieren oder Nachweise auf Vollständigkeit prüfen. Mithilfe sogenannter agentischer KI könnten künftig sogar ganze Prozesse weitgehend automatisiert abgewickelt werden.

“Wir sehen in der Entlastung unserer Sachbearbeitenden aktuell den größten Bedarf.” – Andree Haack

Aus Erfahrung weiß Andree Haack zugleich auch: KI-Projekte sparen zwar später Zeit, bedeuten für Kommunen jedoch zunächst erheblichen Mehraufwand. Allein die Entwicklung des E-Rechnungstools dauerte in Köln etwa ein Jahr. Neue Lösungen müssen sich gut in bestehende Verwaltungsprozesse einfügen und zugleich strenge Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit erfüllen. In Köln sind dabei in einem KI-Kodex klare Leitplanken formuliert, die dabei unterstützen sollen, dass die Technologie sicher und verantwortungsvoll eingesetzt wird.

Dazu kommt: Für eine nachhaltige KI-Entwicklung ist es wichtig, dass anstelle von Leuchtturmprojekten wirklich skalierbare Lösungen entstehen. „Angesichts des Hypes ist es manchmal verlockend, schnell loszulegen und einfach mal Tools einzuführen“, so Andree Haack. Aus den Erfahrungen mit Smart-City-Projekten wisse man aber bereits: Was zunächst nach großem Fortschritt klingt, ist nicht immer auch langfristig tragfähig. Zu oft mussten große Projekte nach Auslaufen der Förderung wieder eingestellt werden. Neue Ideen werden in Köln daher einer strengen Prüfung unterzogen. Die Regel: Jede Anwendung muss wirtschaftlich sinnvoll sein. KI darf nicht allein um der KI willen eingesetzt werden. „Das verlangsamt heute vielleicht den Prozess, wird später aber massiv Kosten senken“, so Andree Haack.

Sprung zu einem kommunalen IT-Dienstleister. Auch das Entwicklungshaus nextgov iT hat heute schon eine breite Palette an KI-gestützten Tools für Kommunen entwickelt. Darunter Chatbots, die einfache Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern beantworten, sowie Übersetzungswerkzeuge und erste intelligente Suchlösungen. Und: Über einen Antragsbot können Kommunen sogar bereits die An- und Ummeldung von Hunden abwickeln.

Ein besonderer Mehrwert liegt laut Geschäftsführer Dirk Schweikart aber auch in der internen Nutzung: „Für uns bedeutet KI vor allem, dass wir selbst schneller werden und unsere Lösungen dadurch in kürzerer Zeit an den Kunden bringen.“ KI-Tools übernehmen im Entwicklungshaus bereits erste Aufgabenbereiche, die nur noch von Mitarbeitenden geprüft werden müssen. Ein Beispiel ist etwa die interne Dokumentation. Wer bislang eine neue Software programmieren wollte, musste die Vorgehensweise entwicklungsbegleitend dokumentieren und in der sogenannten Code Review akribisch die Qualität prüfen, damit sich mögliche Anpassungen später nachvollziehen ließen und die Qualitätsstandards eingehalten werden. Eine wenig beliebte Aufgabe – die jetzt fast vollständig eine KI übernimmt. Die Arbeitszeitersparnis ist mit rund 70 Prozent enorm.

“Für uns bedeutet KI, dass wir selbst schneller werden und unsere Lösungen in kürzerer Zeit an den Kunden bringen.” – Dirk Schweikart

Um weitere Einsatzmöglichkeiten zu testen, nimmt nextgov iT auch an KI-Hackathons teil. Dabei sind bereits erste Software-Prototypen entstanden, die vollständig mithilfe von KI programmiert wurden. Eine Entwicklung, die sich nach Einschätzung von Dirk Schweikart künftig mehr und mehr durchsetzen dürfte: „Ich gehe davon aus, dass die KI einfache Programmieraufgaben künftig fast vollständig übernimmt.“

Zugleich gilt auch für kommunale IT-Dienstleister: Ein schrittweises Vorgehen und eine durchdachte KI-Gesamtstrategie sind strengstens geboten. Schließlich bauen die Unternehmen Lösungen, die später maximal verlässlich arbeiten und sich in den komplexen Gesamtprozess der Verwaltung nahtlos einfügen müssen. Die Herausforderung dabei: Mit der Entwicklungsgeschwindigkeit von KI läuft ein behutsamerer Ansatz teils konträr. In immer kürzeren Abständen kommen neue Lösungen auf den Markt, die technischen Möglichkeiten vervielfältigen sich beinahe exponentiell.

Diesen Spagat bestätigt auch die Genossenschaft govdigital. „Die Entwicklung ist so rasant, dass man sie allein kaum bewältigen kann“, betont Maximilian Brünn, Leiter des Geschäftsbereichs Daten und KI. „Umso wichtiger ist es, dass wir Ressourcen bündeln und Wissen miteinander teilen.“

Den Mitgliedern von govdigital stehen dazu bereits verschiedene Angebote offen – von einer gemeinschaftlichen KI-Werkstatt bis hin zu einer eigenen Community mit Beratung zu Rechts- und Compliance-Themen. Ein besonders innovatives Projekt geht im Oktober 2026 an den Start: Die sogenannte GenAI-Plattform stellt eine gemeinsame Infrastruktur bereit, auf der KI-basierte Open-Source-Anwendungen betrieben werden. Das Grundprinzip ist eine Betriebs- und Entwicklungsumgebung für KI-Anwendungen im „App-Hub“. Mitglieder können verschiedene Basis-Tools zentral über die Plattform beziehen, darunter etwa die Open-Source-Anwendung OpenWebUI. Die Oberfläche ähnelt in ihrem Aufbau ChatGPT, allerdings können verschiedene souveräne Sprachmodelle angebunden und genutzt werden. Zugleich können sie auch eigene Anwendungen für andere auf der GenAI-Plattform zur Nachnut- zung bereitstellen. Zentrales Kriterium dabei: Alle Lösungen auf der Plattform müssen gängige Datenschutz- und Sicherheitsstandards erfüllen.

„So verhindern wir, dass jede Kommune ihre Lösungen von Grund auf neu entwickeln und die rechtlichen Anforderungen aufwändig prüfen muss“, erklärt Maximilian Brünn. „Plus: Wir können den Betrieb zusammen deutlich günstiger gestalten.“ Denn anstatt in jeder Kommune eigene Mitarbeitende dafür abzustellen, übernimmt ein gemeinsames Betriebsteam alle erforderlichen Aufgaben wie etwa das Installieren neuer Updates, das Monitoring im Betrieb oder das Securitymanagement. Notwendige Rechenzentrumskapazitäten werden zentral über die Genossenschaft bereitgestellt.

Im Kölner Rathaus stößt das Vorhaben auf große Zustimmung. „Die GenAI-Plattform ist genau die Initiative, die wir jetzt brauchen“, betont der Beigeordnete Andree Haack. „Selbst für uns als große Kommune ist es völlig utopisch, die KI-Entwicklung künftig allein zu stemmen.“ Sobald die Plattform an den Start geht, will die Stadt erste Module für sich testen und auch eigene Lösungen bereitstellen. Zum Beispiel die KI-Plattform cAI, die eine Transkriptionssoftware für Audioprotokolle, einen klassischen KI-Assistenten sowie einige KI-Agenten vereint. „Es wäre großartig, wenn deutschlandweit alle von unseren Anwendungen profitieren könnten.“

Gleichzeitig, so sind sich alle drei Experten einig: Damit ein echter KI-Rollout gelingt, braucht es zunehmend auch zentral vom Bund bereitgestellte Lösungen. Mit den sogenannten SPARK-Modulen der Bundesregierung sind erste Schritte bereits getan: Kommunen können damit ein KI-basiertes Assistenzsystem für Planungs- und Genehmigungsverfahren direkt downloaden. Weitere Module sind angekündigt. Mit dem Agentic AI Hub hat die Bundesregierung zudem ein groß angelegtes Reallabor gestartet. 18 Kommunen quer durch Deutschland erproben dort seit Anfang 2026 KI-Agenten für die Verwaltung.

“Die Entwicklung ist so rasant, dass man sie allein kaum bewältigen kann.” – Maximilian Brünn

Die GenAI-Plattform könnte für solche Projekte künftig als eine gemeinsame Infrastruktur dienen, auf der KI-Anwendungen betrieben und zentral bereit- gestellt werden. „Das wäre eine relativ einfache Möglichkeit, einen maximal effizienten Betrieb zu sichern“, so Maximilian Brünn. „Dazu stehen wir auch im Austausch mit dem Bund.“ Fest steht dabei, dass die Bundesregierung das Potenzial von KI für Kommunen erkannt hat. Was es jetzt braucht: „Gemeinsam anpacken und wirklich gute, auf die Verwaltung zugeschnittene Lösungen auf die Straße bringen.“

Maximilian Brünn ist Leiter des Geschäftsbereichs Daten und KI bei govdigital.

Andree Haack ist Beigeordneter der Stadt Köln.

Dirk Schweikart ist Geschäftsführer des Entwicklungshauses nextgov iT.