Seine Kernthesen:

• Viele Kommunen arbeiten bereits mit KI-Systemen, gehen das Thema aber nicht strategisch an – und vertun damit Chancen.
• Der beste Zeitpunkt für eine Strategie ist, nachdem eine Kommune bereits erste Erfahrungen mit KI gesammelt hat.
• Kommunen sollten sich dabei an Playern mit einer ähnlichen Größe orientieren – und unbedingt die Mitarbeitenden bei dem Prozess mitnehmen.

Viele Kommunen arbeiten bereits mit Künstlicher Intelligenz, doch nicht alle steuern ihre Aktivitäten bislang strategisch. Welche Faktoren entscheiden also über (Miss)Erfolg bei der KI-Strategieentwicklung? Und wie können Kommunen am interkommunalen Benchmarking teilnehmen?

Mit der Guideline „KI-Strategien – Guideline für Kommunen auf dem Weg zu einem wirksamen KI-Einsatz“ haben VITAKO und die KGSt 2025 einen wichtigen und praxisnahen Einstieg ins Thema vorgelegt. Darauf möchte ich gerne aufbauen und Einblicke aus der kommunalen Verwaltungspraxis und unserem Engagement aus der wissenschaftlichen Projektbegleitung teilen. Nach – seit Anfang 2025 – über 300 Workshops, mehr als 600 Stunden Workshoparbeit, 50+ kommunalen Fallstudien und der Befragung von über 60.000 Mitarbeitenden in deutschen Kommunalverwaltungen lassen sich auf Basis unserer Forschung einige ausgewählte und vielleicht auch überraschende Erfolgsmuster erkennen.

Wann sollte man eigentlich mit der KI-Strategieentwicklung beginnen? Manchmal werde ich von Kommunen gefragt: „Wir machen doch schon einige KI-Projekte. Ist es nicht zu spät, jetzt mit der Strategieentwicklung einzusteigen?“ Ich sehe das genau umgekehrt. Ohne erste praktische Erfahrungen mit KI können Sie kaum beurteilen, wie Ihre Organisation auf die neue Technologie reagiert, wo Potenziale liegen und welche Herausforderungen tatsächlich entstehen. Der beste Zeitpunkt für die Entwicklung einer KI-Strategie ist daher, nachdem Sie einige kleinere KI-Projekte auf den Weg gebracht haben (zum Beispiel LLM, KI-Leitlinie und Schulungen). Zu diesem Zeitpunkt verfügt die Organisation bereits über erste Erfahrungen und kann Chancen und Grenzen realistischer einschätzen. Genau dann ist der richtige Zeitpunkt, um aus einzelnen Aktivitäten eine strategisch gesteuerte KI-Transformation zu machen.

“Ohne leistungsfähige Prozesse und professionelles Change-Management bleibt KI oberflächliche Spielerei.” – Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves

Unsere empirischen Daten zeigen ein klares Bild: Die wesentlichen Herausforderungen der KI-Transformation werden deutlich stärker von der Größe einer Verwaltung bestimmt als vom Typ der Kommune. Entscheidend ist die Anzahl der Mitarbeitenden und oft nicht, ob es sich zum Beispiel um einen Landkreis oder eine Stadt handelt. So teilen kleine Landkreise bei der KI-Transformation häufig mehr Gemeinsamkeiten mit Mittelstädten als mit großen Landkreisen. Wer von anderen lernen möchte, sollte sich deshalb an Organisationen mit einer vergleichbaren Größe orientieren. Voneinander zu lernen ist wichtig. Noch wichtiger ist es jedoch, von den richtigen Vorbildern zu lernen.

Eine der größten Herausforderungen der kommunalen KI-Transformation stellt das Auseinanderdriften der Belegschaft mit Blick auf KI dar. Die stark polarisierte öffentliche Diskussion über KI schwankt zwischen Euphorie und Untergangsszenarien. Und genau diese Polarisierung spiegelt sich auch in vielen Verwaltungen wider. Nicht nur zwischen den Abteilungen und Fachbereichen, sondern in den Köpfen. Je größer diese (Einstellungs-)Unterschiede in der Organisation sind, das heißt je größer die Varianz ist, desto schwieriger gestaltet sich eine erfolgreiche KI-Transformation. Deshalb braucht es gezielte Maßnahmen, um einen gemeinsamen kulturellen Kern mit Blick auf KI zu entwickeln, zum Beispiel AI-Leadership-Skills speziell im mittleren Management entwickeln, klare Kommunikation, ernstgemeinte Partizipation und geschützte Experimentation. So vermeidet man das lähmende Gegeneinander. Rausfinden, wie es um die eigene Organisation bestellt ist, kann man über eine wissenschaftliche Begleitung.

“Der beste Zeitpunkt für die Entwicklung einer KI-Strategie ist, wenn einige kleinere KI-Projekte schon auf den Weg gebracht sind.“ – Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves

Vielleicht, vielleicht (!) hat es in Zeiten der Digitalisierung noch funktioniert, sich an einen Tisch zu setzen und zunächst ein Zukunftsbild zu entwerfen – nach dem üblichen Motto „Vision-first“. In der KI-Transformation greift diese Logik jedoch zu kurz. Digitalisierung, Daten und KI lassen sich strategisch nicht voneinander trennen. Ohne leistungsfähige Prozesse und professionelles Change-Management bleibt KI oberflächliche Spielerei. Ohne eine tragfähige Datenbasis bleiben ihre Potenziale ungenutzt. Die erfolgreiche KI-Strategieentwicklung beginnt daher nicht auf der grünen Wiese, sondern mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme der Organisation. Viele Kommunen nutzen hier unser KI-Transformationsmodell, das den Entwicklungsstand einer Kommune systematisch erfasst und konkrete Entwicklungspfade aufzeigt. Wer Visionen hat, muss nicht zum Arzt gehen. Vorausgesetzt, die Visionen kommen zum richtigen Zeitpunkt. Und zwar nachdem man sich ehrlich gemacht hat, was die eigene Organisation an Voraussetzungen mitbringt und was sie wirklich stemmen kann.

Für einen gelungenen Start in die KI-Transformation ist es also erforderlich zu wissen, wo man als einzelne Kommune steht. Besser noch ist es, auch mal den Vergleich mit einer Nachbarkommune zu ziehen. So richtig Fahrt kommt jedoch erst auf, wenn ein umfassendes interkommunales Benchmarking durchgeführt wird. Erst dann sieht man, wo die eigenen Stärken und Schwächen im Vergleich zu anderen Kommunen liegen, insbesondere zu Organisationen einer vergleichbaren Größenklasse. Was machen andere besser? Wo liegen wir über dem Durchschnitt? Wo haben wir besonderen Handlungsbedarf? Gute Daten schaffen Orientierung, und ein belastbares Benchmarking schafft die Grundlage für bessere Entscheidungen. Mit unserem wissenschaftlichen Benchmarking-Ansatz ermöglichen wir genau diesen Vergleich auf Basis der derzeit umfassendsten empirischen Datenbasis zur KI-Transformation in deutschen Kommunen.

Und wo stehen Sie? Unsere Forschung lebt vom Austausch mit der kommunalen Praxis. Deshalb suchen wir für die nächste Erhebungswelle ab Anfang 2027 weitere Kommunen, die ihre KI-Strategieentwicklung von uns wissenschaftlich begleiten und im interkommunalen Benchmarking einordnen möchten. Bei Interesse an einer Teilnahme, freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme!