Seine Kernthesen:

• Künstliche Intelligenz ist eine wesentliche Antwort auf den demographischen Wandel und muss zum Dreh- und Angelpunkt eines modernen und effizienten Staatswesens werden.
• KI kann Mitarbeitende von Routinetätigkeiten entlasten, Prozesse beschleunigen und viele standardisierte Verwaltungsverfahren automatisiert erledigen.
• Bayern hat mehrere Maßnahmen auf den Weg gebracht, um erfolgreiche KI-Anwendungen schnell aus der Erprobung in die Praxis zu bringen.

Unsere Behördenwelt steht vor einer doppelten Herausforderung: Die Erwartungen an die zukünftige Leistungsfähigkeit eines modernen Staates sind hoch. Zeitgleich setzen ein Übermaß an Bürokratie und der demografische Wandel die öffentliche Verwaltung unter wachsenden Druck.

Zum Glück fragt inzwischen niemand mehr, ob wir unsere Verwaltung modernisieren müssen. Die zentrale Frage lautet, ob uns das schnell genug gelingt, bevor uns die Köpfe ausgehen. De facto haben wir die überfällige Staatsmodernisierung inzwischen so lange verschleppt, dass sie nun, wo sie endlich angepackt wird, in einen herausfordernden Wettlauf mit der Demografie gerät. Die bittere Wahrheit ist: Unser Staatsapparat hat schlicht keine andere Wahl mehr, als endlich aus seinem technologischen Dornröschenschlaf zu erwachen und sich fit für das KI-Zeitalter zu machen.

Ob uns das gelingt, entscheidet sich vor allem dort, wo der Staat unmittelbar auf die Lebenswirklichkeit der Menschen und Unternehmen trifft: im Rathaus, im Landratsamt und in den Amtszimmern unserer kommunalen Behörden.

Folgerichtig müssen wir uns insbesondere mit Blick auf die dortigen Prozesse fragen: Wie kann es uns gelingen, staatliche Handlungsfähigkeit mit weniger Personal auf hohem Niveau zu gewährleisten?

„Unser Staatsapparat hat schlicht keine andere Wahl mehr als sich fit für das KI-Zeitalter zu machen.“ – Dr. Fabian Mehring

Ein wesentlicher Teil der Antwort liegt für mich in der konsequenten Nutzung Künstlicher Intelligenz. Wir können es uns nicht länger erlauben, KI in der Verwaltung als technologische Spielerei oder ferne Zukunftsmusik misszuverstehen. Stattdessen ist es an der Zeit, (agentische) KI zum unausweichlichen Dreh- und Angelpunkt eines modernen, effizienten und schlanken Staatswesens zu erheben. Schließlich ist sie unsere letzte Patrone gegen die Demografie. Klug eingesetzt, gereicht sie zum Lebensqualitäts-Verbesserer für die Menschen und Standortvorteil für unsere Wirtschaft.

Fakt ist schließlich: KI könnte längst Mitarbeitende von Routinetätigkeiten entlasten, Informationen bündeln, Wissen sichern, Prozesse beschleunigen – und zahllose hochstandardisierte Verwaltungsverfahren sogar im Alleingang erledigen. Umso mehr muss es unser Anspruch sein, erfolgreiche Anwendungen jetzt schnell aus der Erprobung in die Praxis zu bringen. Hierbei setzen wir in Bayern auf den zentralen Dreiklang des modernen Staats: erst entbürokratisieren, dann digitalisieren und anschließend automatisieren!

Dahinter steht die Überzeugung, dass echte Staatsmodernisierung mehr zu leisten hat, als nur die bestehende Bürokratie ins Netz zu tragen. Stattdessen gilt es die Prozesse neu zu denken. Deshalb unterziehen wir hierzulande sämtliche neuen Gesetze und Verordnungen einem Digitalcheck nach dänischem Vorbild. In Kraft tritt nur, was anschließend auch digital administriert werden kann. Zeitgleich entkernen wir Bayerns Behördenwelt im Rahmen ihrer Digitalisierung mit inzwischen vier Modernisierungsgesetzen von sämtlichen verzichtbaren Schriftformerfordernissen sowie Nachweis- und Dokumentationspflichten. Im Zuge dessen gehen wir auch bei der Registermodernisierung bundesweit voran, indem wir Datenhaltung und -erhebung entkoppeln und das Once-Only-Prinzip sukzessive mit Leben erfüllen.

Auf dieser Basis haben wir ferner die finanziellen und strukturellen Voraussetzungen für eine flächendeckende Digitalisierung von Verwaltungsleistungen geschaffen. Mit den so genannten „BayernPackages“ haben wir dazu einen Paradigmenwechsel in der staatlich-kommunalen Zusammenarbeit eingeleitet. Statt eines Flickenteppichs unterschiedlicher Lösungen stellen wir digitale Verwaltungsleistungen zentral sowie landeseinheitlich standardisiert zur Verfügung – und finanzieren sie gemeinsam im Benehmen zwischen kommunaler Familie und Freistaat.

Das Ergebnis dieses Kulturwandels kann sich sehen lassen: Unter den 100 führenden digitalen Kommunen Deutschlands stammen nach dem aktuellen Dashboard des Bundes 88 aus Bayern. Auf dieser starken Allianz zwischen den föderalen Ebenen setzen wir daher auch mit Projekten wie TwinBy oder Kommunal?Digital!, mit denen wir digitale Zwillinge und KI in die kommunale Praxis bringen. Gleiches gilt hinsichtlich unserer Fördermanagementplattform FAZID, die das landeseigene Förderwesen alsbald volldigital und hochautomatisiert über eine einzige Plattform abwickeln wird.

„Echte Staatsmodernisierung hat mehr zu leisten als nur die bestehende Bürokratie ins Netz zu tragen.“ – Dr. Fabian Mehring

Auf dieser Grundlage schlagen wir nun das nächste Kapitel auf: Gemeinsam mit dem Bund und unseren Pilotkommunen treiben wir im Rahmen der Nationalen Digitaloffensive die Modernisierung der Verwaltung konsequent voran. Die dabei gewonnenen Erfahrungen zeigen schon jetzt eindrucksvoll: Erfolgreiche Digitalisierung entsteht nicht am Reißbrett, sondern in der täglichen Praxis von Staat und Kommunen.

In Bayern kommt KI dabei bereits heute auf allen Ebenen der Verwaltung zum Einsatz. Mit unserer BayernKI stehen der Belegschaft der Staatsverwaltung leistungsfähige KI-Werkzeuge für den Arbeitsalltag zur Verfügung. Gleichzeitig erproben wir zusammen mit GovRadar, wie sich Beschaffungs- und Vergabeverfahren mithilfe von KI beschleunigen lassen. Auf dieser Grundlage entwickeln wir nun gemeinsam mit Bayerns Kommunen die nächsten Anwendungen. Mit dem Forschungsprojekt MEiKI im Landkreis Traunstein schaffen wir parallel dazu die wissenschaftlichen und organisatorischen Grundlagen für einen verantwortungsvollen und skalierbaren KI-Einsatz in Kommunen. Unser bewährtes Vorgehen besteht hierbei darin, erfolgreiche Anwendungen zu identifizieren, passende Tools zu entwickeln und diese für alle Kommunen nutzbar zu machen.

So zeigt beispielsweise die Stadt Nürnberg erfolgreich, wie KI Verwaltungsprozesse effizienter macht. Seit 2024 unterstützt dort eine KI-Anwendung die Sachbearbeitung im Wohngeldbereich: Sie prüft Anträge auf Vollständigkeit, erstellt fallspezifische Hinweise und beantwortet Fragen über einen Chat-Assistenten. Das Ergebnis: Eine messbar höhere Bearbeitungsqualität und spürbare Zeitgewinne für Bürger und Verwaltung! Gleiches gilt für die Jugendhilfe im Landkreis Augsburg, wo wir denselben Effekt in Kooperation mit IBM erzielt haben. Noch unmittelbarer profitieren die Menschen von der Digitalen Bürgerwabe im mittelfränkischen Roth. Dort unterstützt KI bereits bürgerseitig bei der Antragstellung und erleichtert ganz konkret den Zugang der Menschen zur Verwaltung. So werden Bayerns Behörden Dank KI nicht nur effizienter und schneller, sondern auch bürgerfreundlicher.

“Öffentliche IT-Dienstleister schaffen mit uns gemeinsam die Voraussetzungen dafür, dass nicht jede Kommune das digitale Rad neu erfinden muss.” – Dr. Fabian Mehring

Diese und viele weitere Leuchttürme zeigen, wie es geht: Forschung schafft die Grundlage, intelligente Tools steigern die Effizienz im operativen Betrieb und bürgernahe Anwendungen verbessern den Service für Menschen und Unternehmen. Klar ist aber auch: Erfolgreiche KI-Lösungen dürfen nicht auf einzelne Modellprojekte beschränkt bleiben. Sie müssen nachnutzbar, standardisiert und skalierbar sein – und dann konsequent ausgerollt werden. Auch hierbei kommt nicht zuletzt den öffentlichen IT-Dienstleistern eine entscheidende Rolle zu. Sie schaffen mit uns gemeinsam die technischen, organisatorischen und rechtlichen Voraussetzungen dafür, dass Innovationen schnell in die Fläche gelangen können und nicht jede Kommune das digitale Rad neu erfinden muss.

Aus den Herausforderungen der schleppenden Verwaltungsdigitalisierung lernend, gilt es jetzt die Chancen Künstlicher Intelligenz umso entschlossener zu nutzen – nicht als Selbstzweck, sondern um die Leistungsfähigkeit unseres Staates zu sichern und steigern. Der Weg vom digitalen zum agentischen Rathaus ist dabei kein reines IT-Projekt, sondern auch ein Demokratieprojekt. Denn: Neues Vertrauen in den Staat und seine Institutionen entsteht in den Kommunen, wo Politik auf die Lebenswirklichkeit der Menschen trifft. Aber eben nur dann, wenn Verwaltung funktioniert – unbürokratisch und zeitgemäß auf Basis der bestmöglichen Kombination von menschlicher und künstlicher Intelligenz!